Inducción de personal

La inducción, también conocida como orientación o integración, es en realidad

un componente de la socialización del nuevo empleado en la empresa, y ésta busca la

adaptación y la ambientación inicial del trabajador de nuevo ingreso a la empresa y al

ambiente social y físico donde va a trabajar; por lo tanto la inducción contribuirá a

que los empleados alcancen un nivel de desempeño y una calidad de conducta personal y social que cubra sus necesidades y las de la empresa.

Chiavenato (2002) define la inducción como: “El primer paso para emplear a

las personas de manera adecuada en las diversas actividades de la organización, pues

Se trata de posicionarlas en sus labores en la organización y clarificarles su papel y los

Objetivos…”

En tanto, De Cenzo y Robbins (2003) definen la inducción como:

Las actividades que se incluyen en su introducción a la organización y

a su unidad de trabajo, así como la información que reciben durante las

etapas de reclutamiento y selección, y les ayuda a reducir la ansiedad

inicial que sienten cuando inician un nuevo trabajo.

Por su parte, Dessler (1994) define la inducción como aquella que permite:

“proporcionar a los nuevos empleados la información básica sobre la empresa,

información que necesitan para desempeñar satisfactoriamente sus labores.”

Se puede decir que el proceso de inducción para el personal de nuevo ingreso

que se realiza en una organización proporciona información general sobre la rutina

laboral diaria, su historia, sus propósitos, políticas, procedimientos, reglas, sus

operaciones, sus productos o servicios, entre otros aspectos de interés para la

organización.

Objetivos de la inducción de personal

En tal sentido Mondy y Noe (2000), expresa que dentro de los variados

objetivos a lograr con un proceso de inducción se tienen:

1.- Facilitar el ajuste del nuevo empleado a la organización: la inducción ayuda al nuevo empleado a ajustarse a la organización de una manera formal, pues la organización desea que el empleado se vuelva productivo con la mayor rapidez posible. Y de manera informal, Con el fin de reducir la ansiedad que experimentan los nuevos empleados, se deben hacer esfuerzos para integrar a la persona en la organización informal.

2.- Proporcionar información respectos de las tareas y las expectativas en el desempeño: se debe informar a los recién contratados acerca de las normas y las reglas de la compañía y del departamento específico al que han sido asignados.

3.- Reforzar unaimpresión favorable: el proceso de inducción puede hacer mucho para calmar los temores que pudieran tener los empleados acerca de si habrán tomado una decisión de empleo correcta.

De lo expresado anteriormente se puede señalar que la inducción de personal tiene como principal objetivo, a través de la utilización de técnicas, proporcionar al nuevo empleado la información necesaria a fin de que pueda trabajar con eficiencia en la organización y superar lo que significa la presión de enfrentarse a un nuevo trabajo, y adaptarse a un nuevo ambiente.

Tipos de programas de inducción de personal

A lo largo de los años han surgido programas nuevos con bases en un conocimiento más amplio del comportamiento humano, en particular en áreas de aprendizaje, motivación y relaciones interpersonales. Existen diferentes formas de implementar determinados procesos, los cuales se ajustarán a la situación y realidad a la cual se pretenda aplicar; actualmente se ejecutan diversos tipos de inducción al personal de nuevo ingreso de una organización. Según Villegas (1998), existen dos tipos de orientación, ellos son:

1.-Orientación General: En ésta, el trabajador recibe un bosquejo amplio sobre la organización. Esta labor está a cargo del departamento de Recursos Humanos, éste proporciona información general que se relaciona con todos los empleados, como la visión de la empresa, políticas y procedimientos, los sueldos, vacaciones.

2.-Orientación Específica: Aquí se explica la naturaleza exacta del puesto, se hace la presentación del nuevo trabajador a sus colegas y se le explica con detalle las actividades que se realiza en el departamento al cual ha sido asignado y las que él debe cumplir, también se le explica los requerimientos del puesto, la seguridad, lo que se espera de su desempeño, reglas del trabajo, se le da un recorrido por el departamento, todo esto está a cargo del supervisor inmediato.

Castellanos (2005) clasifica la inducción en:

Inducción General: La Dirección de Recursos Humanos es responsable de brindar al recién llegado información precisa acerca de los siguientes aspectos: · Historia y evolución de la organización

Puesto de trabajo que va a ocupar, características, funciones, relaciones con otros puestos, medios de trabajo que se utilizan, expectativas de desarrollo, salario. Reglamentos, códigos e instrucciones existentes.

Inducción Específica: La inducción específica se aplica a recién llegados y a todos los movimientos internos. El jefe inmediato ejecutará esta inducción mediante las siguientes acciones:

Presentación entre los colegas. Mostrar el lugar de trabajo. Objetivos de trabajo del área, estrategia, etc. Ratificación de las funciones del puesto y entrega de medios necesarios. Formas de evaluación del desempeño. · Relaciones personales en lo referido al clima laboral, costumbres, relaciones de jerarquía, etc. · Diagnóstico de Necesidades de Aprendizaje. · Métodos y estilos de dirección que se emplean. · Otros aspectos relevantes del puesto, área o equipo de trabajo  Mostrar principales instalaciones de la organización. (Documento en línea).

Como se puede apreciar, las opciones que proponen algunos autores para posteriormente ser aplicadas por las empresas para inducir a los nuevos empleados son clasificadas en dos tipos, no obstante, es indispensable señalar; para que un proceso de inducción tenga éxito en su cometido se debe escoger la técnica que presente mayores beneficios tanto para la organización como para el empleado.

 Proceso de inducción de personal

La inducción debe poseer una serie de pasos o esquema que establezca la secuencia de actividades y el contenido de la misma, que le permita cubrir con los aspectos más relevantes y de interés tanto para la organización como para el empleado de nuevo ingreso. En este sentido Mondy y Noe (2000), plantea que existen tres etapas diferentes que son esenciales en un programa efectivo de inducción:

1.-Se proporciona información general acerca de la compañía. Los miembros del departamento de RH suelen presentar los asuntos que se relacionan con todos los empleados, tales como visión panorámica de la compañía, un repaso de políticas y procedimientos de la empresa, y los sueldos.2.-El supervisor inmediato del empleado suele ser responsable de la segunda etapa de la inducción. Los tópicos y actividades que se cubren son una perspectiva global del departamento, los requerimientos del puesto, la seguridad, una visita por el departamento, una sesión de preguntas y respuestas y presentaciones a los otros empleados.3.-Implica la evaluación y el seguimiento, que están a cargo del departamento de recursos humanos junto con el supervisor inmediato.

Este autor divide el proceso de inducción en tres etapas donde primeramente se le informa al trabajador de nuevo ingreso sobre toda la información de la organización, luego sobre sus actividades a realizar dentro de la misma específicamente en su puesto, así como también resalta el papel que juegan los supervisores de línea dentro del proceso de inducción y finaliza en una evaluación, seguimiento o control de las actividades que se le indicaron cuando se inicio en la organización.

Ventajas de la inducción de personal

Un proceso de inducción es importante que se efectúe en toda organización, debido a que puede traer una serie de beneficios tanto para ella como las personas que allí ingresan, en tal sentido Rivera (2003) plantea lo siguiente:

a) Una inducción diseñada y desarrollada estratégicamente puede reducir costos de producción y ahorros directos e indirectos de costos de personal, en técnicas de reclutamiento y selección.

 b) Es un factor de motivación para el personal.

c) La organización puede aprender del personal nuevo, es decir se puede producir la retroalimentación.

d) Puede tener un efecto beneficioso sobre el personal antiguo, porque el personal ya existente observa que éste trae nuevas ideas.

 e) Promueve la fidelidad en la organización, en la medida que la empresa cubra las expectativas del trabajador.

 f) La inducción facilita la rápida y efectiva adaptación del nuevo recurso humano. En su mayoría el personal de nuevo ingreso que va a ocupar un cargo trae consigo el interés y el entusiasmo de aprender el trabajo que va a desempeñar y todos los aspectos relacionados con el mismo. Por esta razón, el proceso de inducción toma mayor fuerza cuando el trabajador aprende con mayor exactitud posible las actividades a realizar lo cual se reflejará en el desempeño efectivo de la labor.

Técnicas a utilizar en el proceso de inducción de personal

Para la efectividad en la aplicación de un proceso de inducción de personal es conveniente utilizar un conjunto de técnicas que permita facilitar, impartir el contenido de ésta y lograr que los empleados de nuevo ingreso tengan una mayor comprensión de la misma, por consiguiente, Meigham (1996) menciona algunas técnicas que pueden contribuir a dicho objetivo:

1) La Formación en el Puesto: se enseña al empleado cómo desempeñar el puesto y se le permite hacerlo bajo la supervisión del formador. Exige a un individuo a desempeñar varios puestos de una misma unidad o departamento y los desempeñe todos durante un cierto periodo. 2) Aprendizaje: tiene por finalidad ofrecer a los nuevos empleados una formación de carácter amplia en los aspectos prácticos y teóricos del trabajo, propios de determinadas ocupaciones calificadas.3) Formación en el aula: se imparte fuera del trabajo y probablemente sea el método de formación más conocido. Es eficaz para transmitir información rápida a grandes grupos con pocos o ningún conocimiento de la materia y útil para presentar prácticas, conceptos, principios y teorías, su uso más frecuente se reserva para los teóricos, profesionales y directivos.

El autor antes mencionado de acuerdo a lo planteado en la cita, considera necesario, para que el proceso de inducción logre sus objetivos con eficacia, se deben tomar en cuenta ciertas técnicas que permitan hacer llegar de manera más rápida la información contenida en el proceso de inducción. Estas técnicas van desde la formación en el propio puesto de trabajo, impartiendo información tanto teórica como practica, hasta la formación en el aula (fuera del sitio de trabajo).

Responsables de la inducción de personal

Para la ejecución de cualquier tipo de actividad, se asigna personas con ciertas habilidades para que se encarguen o responsabilicen de éstas. En el ámbito organizacional las asignaciones muchas veces están relacionadas con las funciones inherentes a los cargos que se ejecutan. Este autor señala los siguientes responsables de la inducción:

Harris (2002) indica, los responsables de la inducción:

a) El Departamento de Personal: el primer punto de contacto que tiene el personal nuevo con la organización es con las secciones de personal y es allí donde se reciben las primeras impresiones.

 b) Gerentes y Supervisores: de cualquier nivel tienen una de las funciones más importantes en la inducción de personal nuevo. Es necesario que cuando se está preparando Supervisores y Gerentes se les estimule en actividades positivas hacia el entrenamiento de nuevos empleados.

 c) Personal de Capacitación: son los que facilitan la función de inducción, diseñando y realizando cursos y programas de inducción.

La inducción comienza después del ingreso del trabajador a la organización, continua hasta llegar a una definitiva integración del individuo al área laboral. Se hace necesaria la existencia de un personal encargado de aplicar este proceso puesto que los mismos tendrán como labor fundamental integrar al nuevo trabajador al ámbito organizacional y al puesto en el cual se va a desempeñar.

Importancia de la inducción de personal

La inducción establece las bases sobres las cuales se cimentará el futuro del trabajador, contribuyendo al ajuste adecuado a la organización y sobre todo al cargo que va a desempeñar. Chiavenato (citado por Rivera, 2003), deduce que existen numerosas razones que dan importancia a la inducción, entre las cuales resaltan:

1) Permite reducir la ansiedad natural asociada con el proceso de ingreso o de adquisición de nuevas responsabilidades.

2) Da la oportunidad de orientar positivamente el interés y la voluntad de aprender a la persona que ingresa a la organización y ocupa un nuevo cargo o responsabilidades dentro de la misma.

3) Facilita una armonía acople entre necesidades individuales y condiciones que ofrece la empresa para satisfacerla.

4) Reduce la rotación con los ahorros de costos y en esfuerzos para los reemplazos

5) Acelera el proceso de integración. (La inducción de personal es de suma importancia pues toda organización tiene la necesidad de familiarizar a los nuevos empleados con todo lo que en ella se realiza, así como motivarlos para que participen en la visión institucional, de manera que se garantice su compromiso y lograr generar un sentido de pertenencia e instruir al empleado sobre todo los asuntos relacionados con sus responsabilidades individuales, sus deberes y derechos e iniciar el acercamiento a los compañeros con miras a que se integren a los grupos de trabajo.

La inducción de personal constituye una fase necesaria en toda organización pública y privada que desee desarrollarse y mantenerse en el tiempo, porque ayuda a los nuevos empleados a sentirse en su propia casa, los capacita para obtener con más prontitud los beneficio de su puesto en el trabajo, también proporciona información precisa y útil respecto a la organización.